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五 |
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但是,秘书如果一听到别人讲你一两句气话,你就针锋相对,在桥梁本来不畅通的情况下,凭个人意气办事,再设一个卡,摆出一夫当关,万夫莫开的架势,把人家堵在桥头,将正常的工作矛盾转化为个人恩怨,人事纠纷,就会使事情越来越复杂,最后有可能变成死疙瘩。 由于你是领导的秘书,在别人的眼里,不管是做什么,你都是替领导在办事,有人甚至还以为是领导有意让你这么做的,所以,只要你愿意,你就有很多机会和办法,像只砂轮一样把对方磨得一点脾气也没有。但是,当你像只砂轮强行把对方磨平的同时,它肯定会给你带来隐患。人家口服心不服,今天斗不过你明天还会跟你斗;明里斗不过你暗里可以给你使绊;一有机会,人家又会把你当出气筒。所以秘书最忌采取“道高一尺,魔高一丈”的态度跟人家治气。因为,你把人家的路堵死了,实际也就把自己的路给堵死了。 对于秘书来说,有被人求的时候,肯定就有求人的时候,而且求人的时候还很多,比方领导跟秘书要个资料,这就需要有关科室提供素材;领导外出办事,也需要各科室配合;秘书的工作都比较烦琐,就像胡雪岩说的八个壶七个盖,你要同时保证每个茶壶上都有盖,没有别人的帮忙很难做到。即使你百事不求人,你也会事倍功半……要做好秘书工作,不仅要得到领导的信赖,还要得到各科室的信赖,而且是长期的信赖,所以秘书必须知道自己的位置,为人宽容和坦诚。 除开个别人是出于妒忌的原因,绝大部分是由于这种误会造成的,因此,一个称职的秘书,在承受这些抱怨的同时,应想方设法改进自己的工作,加强与对方的沟通,为使自己这座桥梁更顺畅一些,尽量帮对方的忙。 下午四点,孙总开完常务会,我去他办公室确认他明天上午的工作日程,顺便提起鲁天明去美国的报告: “孙总,今天研发部派人去美国的事,他们来找我,问报告的事,我找了一遍,不在我那里,是不是已送到您这里来了?” 孙总在一大堆文件里翻出研发部的报告,一目十行地看了一下,便签了字。他把文件交给我,让我送到人力资源部去,并让我通知鲁天明,五点半到他办公室来一趟,他要了解这个项目的一些具体情况。 我把文件送到人力资源部后,就给鲁天明打电话。 “鲁天明吗?我是秘书科的于雪,你的报告孙总已经批了,我已把它送到人力资源部去了,他们马上给你办手续。” 鲁天明连忙说谢谢。 “另外,今下午五点半,你去一趟孙总的办公室,孙总想跟你谈谈,了解顶目的一些具体情况,请你好好准备一下。” 放下电话,玛丽就对我说: “像他这种不知好歹的人,你说一句‘孙总找你’就得了,他已经占了那么大的便宜,还有必要跟他说那么多吗?” “玛丽,别看鲁天明个头那么高,脾气那么大,可他实际工作时间不长,经验不足;如果在电话里我只对他说‘孙总找你’这几个字,他心里说不定多紧张,甚至会以为孙总不让他去美国了;如果真是这样,作为一名新员工,他在毫无准备,心情又紧张的情况下去见孙总,他能把项目的情况说清楚吗?他如果说不清,让孙总不高兴,孙总真的有可能让研发部换人。因此,帮鲁天明消除紧张心理,让他提前作些准备,是我们秘书的责任;再说,我们也只是做个顺水人情。” 不管是什么原因,人家把怨气发到你身上,你就跟人家治气,对于秘书来说,是一件非常可怕的事。对自己看得不顺眼的人极少理睬,在工作上能办的也尽量拖着不办;而对另一些自己觉得满意的人则是极为热情。时间长了便会有人觉得你是在拉帮结派,那些不被你理睬的人对你更充满了敌意,不时以种种借口与你过不去,而原先与你要好的人因担心别人议论以至无形树敌,也开始避免与你多接触,弄得你孤家寡人似的。 作为秘书,要学会与各种人打交道,若是一味关照与自己相近的人,而对自己不喜欢的人予以排斥,最后受损失的还是自己。所以待人应多些宽容,以工作大局为重,切不可根据自己的好恶去处理人际关系。 秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解领导的工作意图,思维方式和工作方法,只有这样,才能及时、准确、完整地将领导的指示传达给各个科室。另外一方面,就是与同事之间,与各个部门之间沟通协调好,理解他们的工作意图,准确地向领导汇报。部门与部门之间,领导与部门之间,如果秘书能协助去除沟通屏障,会让各科室之间的协调更和谐。在各科室的人眼里,秘书比较了解领导,所以经常希望能得到秘书的“关照”,了解领导的真正想法和意图。事实上,每个人由于处在这信息爆炸的时代,每天吸收不同的信息与情报,思想也时时随着资讯冲击、知识的累积而改变,所以作为秘书,应随时了解领导的真正想法。诚实是最好的沟通协调的方法了。 如果作为秘书,你不善于沟通,而是今天跟这个治气,明天跟那个治气,你的工作还怎么做?就算你在工作中不需要求人,斗来斗去会有好心情吗?人有时只要稍微想想,就会明白一个很简单的道理:除开睡觉的时间,一个人在办公室里的时间远远超过在家的时间,如果你在办公室像在家里一样互爱和谦让,哪怕只有一半的互爱和谦让,你会觉得工作和生活会温暖美好多少倍! 生意人做生意讲究求财不求气;对于我们当秘书的来说,必须具备良好的沟通能力,求和不求气。 |
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