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三十二 |
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“老板为什么要训秘书?就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下,自作主张,自行其是,把老板真正想要的东西给弄丢了。所以,作为一项重要的日常性工作,我们秘书在为领导收集信息材料之前,一定要弄清领导的真正意图。在了解领导的真正意图的基础上,再对我们收集的材料进行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解,就宁肯让材料粗一点 ;如果过于加工,就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢,使领导很难利用这些信息作出决策。秘书为领导收集信息,一定要注意这么几条原则:第一,是不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息,一定要先在自己脑子里打几个问号,这事怎么发生的,为什么是这样。第二,是不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整,秘书为了完整,便发挥自己的想像力,使材料变得‘完整’。其实,领导往往自己能根据这些零碎的信息,基本把握事情的大概,而你的想当然,则有可能误导领导。第三是保持不偏不倚,不要先入为主。” “可这老板为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢?”小石还是对孟姐说的故事感兴趣,“不就是一句话的事吗?” “你的意思是,老板事事都要向秘书请示和汇报?芽”玛丽似乎非常喜欢跟小石抬杠。 “领导与秘书之间,的确应该经常进行交流。”孟姐说,“但每个领导都有自己的思维方式和工作习惯,做秘书的不能强求,只能是要求自己尽可能地去适应领导。所以,做好秘书工作的关键是多用心。比方,用心观察领导平时比较关注哪些问题;用心思考领导关心这些问题真正目的。如果真正用心,秘书工作并不难做。比方天津农星公司这个问题,公司常务会已经讨论过两次了。如果条件合适,我们公司就投资控股。孙总的意图实际是很明显的。” 我感到自己的脸在发烧。 SG的含义 十月某日 今天一整天,天空中的乌云压得特别低,低得似乎让人们都不敢大声喘气;风,使劲地刮,把树枝吹得呜呜直叫,看着让人想替它们大哭一场。真是山雨欲来风满楼。 一上班,秘书科就有一种大祸临头的感觉。果不其然,十点来钟,科长被姜总叫了过去。不到一刻钟,科长回来了,脸青得发紫。一坐下,科长就掏出烟,一根接一根的抽。门上贴着“无烟办公室”的标牌,大家不仅不敢提醒他,而且大气也不敢出。谁都知道,科长是习惯性地在借烟“烧”愁,发泄心中的郁闷。 昨天,一家有相当影响的行业大报,在头版的右下角刊登了一份三百多字的读者来信。信中说,他们是我们东岩公司的用户,我们公司在售后服务过程中店大欺客,等等。今天一上班,在日本的董事长马上来电话问姜总是怎么回事,所以姜总把科长叫去训了一通。 这事的经过我清楚:上个星期,这家报社的一个记者拿着这封读者来信到公司来核实情况,当时公司领导很重视,由孙总亲自接待,我也参加了。孙总当时表示,我们将无条件地帮助用户解决使用过程中的问题,尽管用户提的一些条件有些过分。没过几天,报社又来人,说用户对我们的售后服务仍不满意,这次是我陪科长接待的。科长觉得报社的人似乎是在借题发挥,便直截了当地问对方打算怎么处理,需要我们做些什么配合。来人说他们会尽量做好用户的工作,云里雾里绕了一阵后,提出让我们公司在该报登一年的广告。尽管科长对这种下三滥的做法很反感,仍很客气地表示将向公司领导反映,尽快予以答复。 第二天公司领导开会时,科长把这个问题提了出来。当时负责财务的领导表态:第一,原则上可以同意在该报上做广告,但今年已经没有预算了,只能等到明年;第二,即使今年可以追加广告预算,也不能同意立即作广告,让人家以为我们的服务真的有问题;第三,既然报社的目的就是想拉广告,就不必这么迁就报社,等到明年再作广告。这事就这么定下来了。 前天,科长代表公司给报社发传真,表示:一是我们会继续与用户保持联系,改善我们的售后服务;二是公司同意在他们的报上作广告,但等过了年再说。但没想到这家报纸昨天就把用户来信给登出来了。报纸上登一封普通的读者来信,本来也不是什么大不了的事,但问题是刚刚有人在大街上当众砸奔驰车,媒体把它炒得沸沸扬扬,甚至有些惟恐天下不乱的势头…… 不知什么时候,科长自己平静下来了,让珍妮马上与安平国际公关顾问公司的许总联系,约对方今天晚上见面,请他们帮我们公司拿个妥善处理的方案,别让其他媒体跟着火上浇油。由于许总今天安排太满,定好明天上午科长过去拜访许总。 今天正好是玛丽的生日,我们几个已提前几天就商量好了,今天让玛丽请客,宰她一顿。见科长郁闷了一整天,想让他高兴高兴,于是晚上我们把科长也“绑架”出来了。 酒过三巡,科长突然问:“你们几个有谁知道,SG这两个英文字母的缩写是什么意思吗?” 我们大家都没见过这个缩写。 “科长,SG是不是你这个秘书长Secretary General的缩写?”小石突然说。 科长笑了。“小石猜得对,SG是我这个秘书长的缩写。不过,SG这个缩写还有一个意思。你们再猜猜。” 于是,大家像在联谊会上猜灯谜一样,七嘴八舌,气氛热烈,但谁也猜不出SG这个缩写的另外一个意思。 “我告诉你们,SG既是Secretary General的缩写,也是Scapegoot的缩写,也就是说,秘书实际上是只替罪羊。” |
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